Ochrana osobních údajů

INFORMAČNÍ MEMORANDUM

Informace o zpracování osobních údajů klientů a potenciálních klientů

Společnost 4fin Better together, a.s., IČO: 060 18 521, se sídlem Na Hřebenech II 1718/10, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 22413 (dále jen „Společnost“), spolupracující se společností Broker Trust, a.s., IČO: 264 39 719, se sídlem Hanusova 1411/18, Michle, 140 00 Praha 4, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 7141 (dále jen „Broker Trust“), při poskytování služeb na finančním trhu, může zpracovávat osobní údaje (potenciálních) klientů v pozici správce i zpracovatele (když se podílí na práci s osobními údaji klientů Broker Trust). Vzhledem k tomu, že si Společnost váží Vašeho soukromí, předkládá Vám níže informace o tom, jakým způsobem zpracovává osobních údaje (potenciálních) klientů. Pečlivě si tyto informace prostudujte a v případě jakýchkoli nejasností se neváhejte obrátit na Společnost prostřednictvím e-mailové adresy gdpr@4fin.cz.

Společnost považuje za samozřejmé, že s osobními údaji bude nakládáno citlivě a vždy v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), a na něj navazujícími právními předpisy.

Pokud dojde k jakékoli změně Vašich osobních údajů, které byly Společnosti poskytnuty, prosíme, abyste tuto skutečnost Společnosti oznámili.

1) Zpracování osobních údajů (potenciálních) klientů Společností pro Broker Trust

Společnost pro Broker Trust zpracovává data ve svém informačním systému a ukládá je na datová úložiště pro ukládání a práci s těmito daty. Přitom bude Společnost zpracovávat Vaše osobní údaje následujícím způsobem.

Jaké osobní údaje Společnost zpracovává?

Společnost může zpracovávat veškeré Vaše osobní údaje, které jste poskytli Broker Trust, zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje nezbytné k poskytování služeb na finančním trhu, pokud jejich zpracování svěří Broker Trust Společnosti.

Jak Společnost Vaše osobní údaje zpracovává?

Společnost pro Broker Trust zpracovává Vaše osobní údaje v postavení jejich zpracovatele, tedy pouze na základě pokynů Broker Trust, který je správcem Vašich osobních údajů a jako takový určuje jakým způsobem a za jakým účelem mají být Vaše osobní údaje zpracovávány a nese za toto zpracování odpovědnost.

Komplexní informace o tom, jakým způsobem Broker Trust zpracovává, jako správce, osobní údaje svých (potenciálních) klientů, jsou k dispozici na webových stránkách Broker Trust – https://www.brokertrust.cz/zasady-ochrany-soukromi/.

2) Zpracování osobních údajů (potenciálních) klientů Společností nad rámec spolupráce s Broker Trust

Nad rámec spolupráce s Broker Trust může Společnost za následujících podmínek, jako správce Vašich osobních údajů, zpracovávat Vaše osobní údaje, které jste Společnosti poskytli.

Které osobní údaje může Společnost zpracovávat a jakým způsobem?

a) Údaje pro zpracování finanční analýzy

Pokud k tomu udělíte souhlas, bude Společnost používat Vaše osobní údaje pro účely vypracování finanční analýzy a navazující nabídky produktů a služeb.

Za tímto účelem bude Společnost zpracovávat zejména, nikoliv však výlučně, Vaše následující osobní údaje:

identifikační údaje: oslovení, titul, jméno a příjmení, datum narození, obchodní jméno, IČO;
kontaktní údaje: adresa trvalého, případně přechodného pobytu či bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa;
informace o zdravotním stavu, pokud budete mít zájem o produkty, k jejichž poskytnutí jsou informace o Vašem zdravotním stavu nezbytné;
další osobní údaje nezbytné k vytvoření nabídky služeb na finančním trhu: údaje o příjmech a výdajích, pohledávkách a závazcích atd.

Zpracování Vašich osobních údajů za tímto účelem bude prováděno na základě Vašeho souhlasu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení a v případě informací o Vašem zdravotním stavu ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení. Za tímto účelem budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání souhlasu. Souhlas se zpracováním osobních údajů za tímto účelem můžete kdykoli odvolat a Vaše osobní údaje okamžitě přestanou být za tímto účelem používány.

b) Údaje pro účely obchodní a marketingové komunikace

Pokud k tomu udělíte souhlas, bude Společnost a třetí osoby s ní propojené používat Vaše osobní údaje pro účely obchodní a marketingové komunikace spočívající zejména v zasílání elektronických obchodních sdělení ohledně nabídky služeb z portfolia Společnosti a s ní propojených osob nebo jejich obchodních partnerů.

Za tímto účelem bude Společnost zpracovávat zejména, nikoliv však výlučně, Vaše následující osobní údaje:

identifikační údaje: oslovení, titul, jméno a příjmení, datum narození, obchodní jméno, IČO;
kontaktní údaje: adresa trvalého, případně přechodného pobytu či bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa;
další osobní údaje nezbytné k vytvoření nabídky vhodných služeb (v případě služeb na finančním trhu vč. údajů o příjmech a výdajích, pohledávkách a závazcích atd.).

Zpracování Vašich osobních údajů za tímto účelem bude prováděno na základě Vašeho souhlasu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení a případně ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení. Za tímto účelem budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání souhlasu. Souhlas se zpracováním osobních údajů za tímto účelem můžete kdykoli odvolat a Vaše osobní údaje okamžitě přestanou být za tímto účelem používány.

c) Údaje předávané propojeným osobám

Pokud k tomu udělíte souhlas, bude Společnost moci osobní údaje, které o Vás zpracovává, předávat třetím osobám propojeným se Společností, zejména za účelem poskytování dalších služeb ze strany těchto osob.

Tento souhlas platí i pro případ, že Společnost přestane být zpracovatelem Vašich osobních údajů o Vám zprostředkovaných produktech a službách pro Broker Trust. V takovém případě bude Společnost moci Vaše osobní údaje, které dříve zpracovávala pro Broker Trust, i nadále zpracovávat a bude je moci předat výše uvedeným třetím osobám. Osobní údaje budou takto zpracovávány nebo předány za účelem zachování kontinuity poskytování služeb na finančním trhu, takže své osobní údaje nebudete muset poskytovat znovu.

Poskytnutí výše uvedených souhlasů se zpracováním Vašich osobních údajů je zcela dobrovolné, tzn. nemáte zákonnou ani smluvní povinnost souhlasy udělit.

d) Údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu

I bez Vašeho souhlasu bude Společnost zpracovávat Vaše osobní údaje, jejichž zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, zejména pro ochranu práv Společnosti v souvislosti se službami, které Vám poskytla či poskytuje. Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání závazků ze smluv o poskytování služeb a dále po dobu odpovídající relevantním promlčecím lhůtám, obvykle nejvýše po dobu dalších 11 let od zániku závazků ze smlouvy o poskytování služeb. Běh této doby se staví, pokud uplatníte u Společnosti či u orgánu veřejné moci jakékoli právo související se smlouvou o poskytování služeb, a to až do okamžiku nabytí právní moci věcného rozhodnutí příslušného orgánu veřejné moci o uplatněném právu. Proti zpracování osobních údajů za tímto účelem můžete vznést námitku dle čl. 21 Nařízení.

3) Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje mohou být předávány společnosti Broker Trust, s níž Společnost spolupracuje při poskytování služeb na finančním trhu.

Vaše osobní údaje mohou být dále předávány podle čl. 2 písm. b) a c) výše společnostem propojeným se Společností (přímo nebo nepřímo majetkově či jinak), které se mohou podílet na jejich zpracování, zejména společnosti 4fin Reality Better together, a.s., IČO: 065 42 107, se sídlem Na Hřebenech II 1718/10, Nusle, 140 00 Praha 4. Na vyžádání Vám Společnost poskytne jejich aktuální seznam.

Vaše osobní údaje bude zpracovávat Společnost sama automatizovaně či prostřednictvím pověřených zaměstnanců a pracovníků Společnosti, a dále pomocí následujících zpracovatelů:

externí spolupracovníci (zástupci) Společnosti, kteří s Vámi budou za Společnost jednat, či kteří se podílejí na poskytování služeb Broker Trust;
ostatní externí spolupracovníci Společnosti, kteří se subdodavatelsky podílejí na poskytování služeb Broker Trust a Společnosti;
třetí osoby, které se podílejí na správě informačních systémů Společnosti, v nichž jsou osobní údaje uchovávány, případně poskytovatelé obdobných služeb, a to včetně jejich dalších zpracovatelů povolených správcem Vašich osobních údajů;
společnosti ze skupiny Google, tj. Google LLC, Google Ireland Limited, Google Commerce Limited, Google Asia Pacific Pte. Ltd a Google Australia Pty, které Společnost využívá jako poskytovatele cloudového datového úložiště (případně jejich subdodavatelé, viz například odkaz https://gsuite.google.com/ či https://policies.google.com/?hl=cs), to však pouze v případě, že některé Vaše osobní údaje budou uloženy v tomto datovém úložišti;

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány také v rámci mobilní aplikace, jejímž provozovatelem je Společnost.

Vaše osobní údaje mohou být dále zpřístupněny následujícím třetím osobám:

poskytovatelům profesionálních služeb jako advokátům a daňovým poradcům vázaným zákonnou či smluvní povinností mlčenlivosti;
osobám, kterým bude svědčit zákonný důvod pro přístup k osobním údajům (např. finanční úřad, Česká národní banka, orgány činné v trestním řízení či jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím);
dalším osobám, pokud to bude nezbytné pro ochranu práv a oprávněných zájmů Společnosti (např. soud).

Předávání Vašich osobních údajů třetím osobám dle předchozího odstavce je nezbytné pro účely plnění právní povinností Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení nebo pro účely ochrany práv a oprávněných zájmů Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Proti zpracování osobních údajů za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů Společnosti lze vznést námitku dle čl. 21 Nařízení.

Vaše osobní údaje nebude Společnost předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo mezinárodním organizacím. To však s výjimkou případného ukládání dat v rámci cloudového úložiště na serverech v zemích mimo Evropskou unii, které nelze s ohledem na podmínky provozovatele cloudového úložiště vyloučit. V takovém případě bude bezpečnost osobních údajů zajištěna na základě příslušného rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, nebo použitím standardních smluvních doložek vydaných Evropskou komisí aktuálně dostupných zde: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914.

4) Vaše práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů Společností

Ve vztahu ke zpracování osobních údajů Společností dle čl. 2 výše, můžete vůči Společnosti jako subjekt údajů uplatňovat veškerá práva podle Nařízení, zejména:

právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud jste jej udělil/a, dle čl. 7 odst. 3 Nařízení;
právo získat od Společnosti informace o tom, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a na další informace podle čl. 13, 14 nebo 15 Nařízení, například informace o účelech zpracování, kategoriích příslušných osobních údajů a příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou tyto osobní údaje zpřístupněny;
právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají, podle čl. 16 Nařízení;
právo na výmaz osobních údajů za podmínek stanovených v čl. 17 Nařízení, např. v případě, že tyto osobní údaje už nejsou nezbytné k účelům, za nimiž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
právo na omezení zpracování za podmínek stanovených v čl. 18 Nařízení, např. pokud popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů;
právo získat osobní údaje, které jste poskytl/a Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Společnost bránila, za podmínek stanovených v čl. 20 Nařízení;
právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 21 Nařízení.

Chcete-li uplatnit svá práva ve vztahu ke zpracování Vašich osobních údajů či máte jiný požadavek týkající se zpracování osobních údajů Společností, kontaktujte prosím Společnost prostřednictvím e-mailové adresy gdpr@4fin.cz.

Ve vztahu ke zpracování osobních údajů Společností pro Broker Trust dle čl 1 výše můžete tato práva uplatňovat přímo vůči Broker Trust. Podrobné informace ohledně uplatňování práv vůči Broker Trust jsou Vám k dispozici v dokumentu Informace o zpracování osobních údajů klientů Broker Trust dostupném na webových stránkách Broker Trust (www.brokertrust.cz).

5) Dozorový úřad

Kromě výše uvedených práv máte také právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení Nařízení. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů.

6) Zabezpečení osobních údajů

Společnost zajišťuje vysokou úroveň zabezpečení veškerých osobních údajů, a to prostřednictvím odpovídajících technických a organizačních opatření.

Přístup k Vašim osobním údajům mají pouze ti zaměstnanci a pracovníci Společnosti, kteří s nimi skutečně nezbytně potřebují pracovat při plnění svých povinností. Tyto osoby jsou vázány povinností mlčenlivosti, jejíž dodržování je Společností důsledně vyžadováno a kontrolováno.